Proč nestačí sledovat datum faktury nebo platby?
Při běžném provozu firmy se účetní doklady zpracovávají průběžně. Na konci roku je však potřeba věnovat pozornost také tomu, zda jsou náklady a výnosy zachycené ve správném účetním období.
Rozhodující totiž nemusí být pouze datum vystavení faktury, její přijetí nebo okamžik úhrady. Podstatné je také to, s jakým obdobím daný náklad nebo výnos věcně a časově souvisí.
Pokud firma tuto souvislost nevyhodnotí správně, může se stát, že náklady nebo výnosy ovlivní výsledek hospodaření jiného období, než kterého se skutečně týkají.
Proto patří kontrola časového přiřazení účetních operací mezi důležité kroky přípravy účetní závěrky.
Co znamená časové rozlišení?
Časové rozlišení slouží k tomu, aby se náklady a výnosy zachytily v období, se kterým souvisejí. Typicky se používá tehdy, když je znám účel účetního případu, příslušné období a částka.
V praxi se můžeme setkat například s náklady zaplacenými předem nebo s výnosy, které byly přijaty předem, ale vztahují se k budoucímu období.
Ne každá situace, kdy doklad a související plnění spadají do různých období, se však řeší stejným způsobem. Podle okolností může jít o časové rozlišení, dohadnou položku nebo jiný účetní postup.
Správné řešení proto závisí na konkrétní situaci, dostupných podkladech a platných účetních pravidlech.
Nejčastější situace z praxe
1. Pojištění zaplacené na celý rok
Firma v prosinci zaplatí pojistné, které se vztahuje na období od ledna do prosince následujícího roku.
Přestože k platbě došlo ještě před koncem aktuálního roku, pojištění se týká až budoucího období. Je proto potřeba posoudit, jak náklad správně zachytit, aby nebyl celý přiřazen do nesprávného roku.
Při účtování je důležité vycházet z pojistné smlouvy, období krytí a příslušných účetních pravidel.
2. Nájemné zaplacené předem
Podobná situace může nastat u nájemného. Pokud firma uhradí v prosinci nájem za leden a únor následujícího roku, je nutné zohlednit, kterého období se náklad týká.
Samotná úhrada v prosinci ještě neznamená, že celý náklad patří do prosincového účetního období.
3. Faktura za službu přijatá až v lednu
Firma v lednu obdrží fakturu za službu, která byla poskytnuta v prosinci. Typickým příkladem může být některá z pravidelně poskytovaných služeb, u nichž dodavatel fakturu vystavuje až po skončení měsíce.
V takovém případě je potřeba prověřit, zda náklad věcně souvisí s předchozím účetním obdobím a jak má být zachycen v jeho účetní závěrce.
Důležitá je dostupná smlouva, informace o poskytnutém plnění a další podklady, které pomohou určit správný postup.
4. Výnos za službu, která se týká budoucího období
Také u výnosů může nastat situace, kdy firma přijme platbu nebo vystaví fakturu předem, zatímco služba bude poskytována až v následujícím období.
Příkladem může být předplacená služba nebo jiné plnění, jehož poskytování se vztahuje k budoucím měsícům.
Je potřeba posoudit, kdy výnos skutečně souvisí s daným účetním obdobím a zda se na danou situaci vztahuje časové rozlišení nebo jiný účetní postup.
5. Spotřeba energií nebo jiné náklady bez konečné faktury
Na konci roku nemusí mít firma k dispozici všechny doklady za služby a spotřebu, které se vztahují k právě končícímu období.
Pokud je známé, že náklad vznikl, ale není k dispozici konečná faktura nebo přesná částka, může být podle konkrétních okolností potřeba uvažovat o dohadné položce.
Dohadné položky se od časového rozlišení liší zejména tím, že některý údaj potřebný pro přesné zachycení případu ještě není znám nebo doložen obvyklým účetním dokladem.
Konkrétní postup je nutné stanovit podle povahy nákladu či výnosu a dostupných informací.
Časové rozlišení, nebo dohadná položka
Tyto pojmy spolu souvisejí, ale nejsou zaměnitelné.
Časové rozlišení se používá u případů, kdy jsou splněny podmínky pro určení účelu, období a částky, která se vztahuje k příslušnému účetnímu případu.
Dohadná položka může být vhodná v situaci, kdy je potřeba náklad nebo výnos zachytit ve správném období, ale některý údaj – například přesná částka – zatím není k dispozici a musí být odhadnut na základě dostupných podkladů.
Před zaúčtováním je proto důležité vyhodnotit, jaké informace firma skutečně má. Rozhodnutí by nemělo vycházet pouze z toho, že faktura dorazila pozdě nebo že platba proběhla na konci roku.
Jak postupovat při uzavírání účetního období?
Kontrolu časového přiřazení nákladů a výnosů je vhodné provádět systematicky. Pomoci může následující postup.
1. Projděte významné náklady a výnosy.
Zaměřte se zejména na služby, nájemné, pojištění, předplatné, energie a další pravidelné platby, u nichž se období plnění může lišit od data faktury nebo úhrady.
2. Prověřte smlouvy a související podklady.
Zjistěte, za jaké období byla služba poskytnuta nebo k jakému období se platba vztahuje.
3. Zkontrolujte doklady přijaté po konci roku.
Některé z nich se mohou vztahovat ještě k předchozímu účetnímu období. Je proto vhodné prověřit jejich věcnou souvislost, nikoliv se řídit jen datem doručení.
4. Rozlište časové rozlišení a dohadné položky.
Zvažte, zda jsou známy potřebné údaje, nebo zda je nutné některou částku odhadnout podle dostupných podkladů.
5. Zdokumentujte zvolený postup.
K účetnímu případu uchovejte podklady, ze kterých vychází přiřazení do období i výpočet případné částky.
6. Ověřte správnost při uzavírání účetnictví.
Zkontrolujte, zda byly potřebné operace zaúčtovány a zda se správně promítají do účetních výkazů.
Nejčastější chyby při časovém rozlišení
Při uzavírání roku se mohou opakovat zejména tyto chyby:
- Rozhodování pouze podle data faktury. Datum dokladu samo o sobě nemusí určit období, se kterým náklad nebo výnos souvisí.
- Zaměňování úhrady a nákladu. Peněžní tok a účetní zachycení nákladu nebo výnosu nejsou vždy totéž.
- Opomenutí dokladů přijatých po konci roku. Mohou se týkat služeb nebo plnění z předchozího období.
- Záměna časového rozlišení a dohadných položek. Každý postup má své podmínky a nelze je používat automaticky.
- Nedostatečná dokumentace. Bez smluv, výpočtů a dalších podkladů může být obtížné zpětně doložit, proč byl zvolen určitý účetní postup.
- Mechanické opakování minulého roku. I když se některé platby opakují, je vhodné ověřit, zda se nezměnilo období plnění, částka nebo smluvní podmínky.
Jak může pomoci účetní software DUNA?
Při uzavírání účetního období je důležité mít k dispozici přehled o zaúčtovaných dokladech a dalších účetních údajích. Účetní software DUNA může podle používané varianty a příslušných agend usnadnit práci s účetními daty, dohledávání souvisejících záznamů a přípravu podkladů pro kontrolu.
Samotné rozhodnutí, zda konkrétní případ představuje časové rozlišení, dohadnou položku nebo jiný účetní postup, však vyžaduje posouzení jeho okolností a platných účetních pravidel. Software pomáhá s evidencí a zpracováním, nenahrazuje odborné posouzení.
Kontrolní seznam před účetní závěrkou
- Zkontrolovat významné platby a faktury z konce roku.
- Prověřit, k jakému období se jednotlivé služby a plnění vztahují.
- Zkontrolovat faktury přijaté po skončení účetního období.
- Vyhodnotit, zda je potřeba časové rozlišení nebo dohadná položka.
- Ověřit podklady a výpočty použitých částek.
- Zajistit správné zaúčtování a návaznost na účetní výkazy.
- Uchovat dokumentaci k provedeným účetním operacím.
Závěr
Správné časové přiřazení nákladů a výnosů pomáhá zajistit, aby účetnictví věrně zachycovalo hospodaření firmy v jednotlivých obdobích. Před koncem roku se proto vyplatí prověřit nejen zaúčtované faktury a úhrady, ale také období, se kterým jednotlivé případy skutečně souvisejí.
Včasná kontrola usnadní přípravu účetní závěrky, pomůže odhalit opomenuté účetní operace a poskytne spolehlivější podklady pro vyhodnocení hospodaření.
Na tento článek navazuje také téma Roční účetní závěrka začíná už na podzim. Na co se připravit včas?, které shrnuje další kroky důležité pro uzavření účetního období.
« zpět na Blog