Co je dobropis a co opravný daňový doklad?
V praxi se často používá výraz dobropis. Obvykle jím lidé označují doklad, kterým se snižuje původně fakturovaná částka. Může jít například o vrácení zboží, poskytnutí dodatečné slevy nebo opravu ceny.
U plátců DPH je však důležité rozlišovat běžné obchodní označení od pojmu opravný daňový doklad, který upravuje zákon o DPH. Ne každá oprava faktury má automaticky stejný daňový režim a konkrétní postup závisí na důvodu opravy i okolnostech původního plnění.
Pokud se po uskutečnění zdanitelného plnění změní základ daně nebo výše daně, je potřeba posoudit, zda vznikla povinnost provést opravu podle zákona o DPH.
V jakých situacích se doklad vystavuje?
1. Zákazník vrátí zboží
Odběratel vrátí část nebo celé dodané zboží a dodavatel má podle sjednaných podmínek nárok na odpovídající úpravu ceny.
Je potřeba doložit, kterého původního plnění se vrácení týká, jaký rozsah zboží byl vrácen a jak se změna promítne do ceny a případně DPH.
2. Dodavatel poskytne dodatečnou slevu
Po vystavení faktury se obchodní strany dohodnou na slevě, například kvůli objemu odběru nebo splnění dalších smluvních podmínek.
Pokud sleva vede ke změně základu daně, je potřeba posoudit odpovídající opravu. Podkladem může být původní faktura, dohoda o slevě a výpočet nové částky.
3. Dojde ke změně ceny
Původně vyúčtovaná cena se změní například na základě smluvního ujednání nebo dodatečného vyhodnocení plnění.
Před vystavením opravného dokladu je vhodné ověřit důvod změny, její rozsah a to, zda se jedná o opravu základu daně, chybu v původním dokladu, nebo jiný typ změny.
4. Je potřeba opravit původní vyúčtování
Někdy se zjistí, že původní faktura neodpovídala skutečně sjednanému nebo uskutečněnému plnění. Takovou situaci je nutné nejprve správně vyhodnotit. Oprava chyby v původním dokladu nemusí mít stejný postup jako následná změna ceny po uskutečnění plnění.
Právě proto je důležité neurčovat typ dokladu pouze podle toho, zda má výsledná částka být vyšší, nebo nižší.
Jak postupovat při vystavení opravného dokladu?
Při opravě fakturace je vhodné postupovat systematicky.
1. Určete důvod opravy.
Je rozdíl mezi vrácením zboží, dodatečnou slevou, změnou ceny a chybou v původní faktuře. Důvod musí být jasný a doložitelný.
2. Dohledejte původní doklad.
Ověřte číslo faktury, datum, odběratele, předmět plnění a původně vyúčtované částky.
3. Vypočítejte změnu.
Zkontrolujte, o jakou částku se mění původní vyúčtování a zda se mění také základ daně nebo DPH.
4. Posuďte požadavky zákona o DPH.
U plátců DPH ověřte, zda jde o opravu základu daně nebo jiný postup a jaké náležitosti a lhůty se na konkrétní situaci vztahují.
5. Vystavte a zaevidujte příslušný doklad.
Doklad by měl být jednoznačně propojen s původním plněním a musí obsahovat náležitosti požadované pro daný typ opravy.
6. Zkontrolujte účetní a daňové dopady.
Ověřte, jak se oprava promítne do účetnictví, evidence DPH a příslušného daňového přiznání nebo kontrolního hlášení, pokud se na danou transakci vztahuje.
Na co si dát pozor u DPH?
Opravy základu daně a výše daně mají vlastní pravidla. Není proto vhodné automaticky předpokládat, že se každý opravný doklad vykáže ve stejném období nebo stejným způsobem.
Před zpracováním je potřeba ověřit zejména:
- zda jde o změnu základu daně, nebo o opravu původní chyby,
- zda je dodavatel plátcem DPH a jaký režim se vztahuje na původní plnění,
- jaké údaje musí opravný doklad obsahovat,
- kdy vznikají povinnosti dodavatele a případně odběratele,
- jak opravu správně promítnout do evidence a daňových výkazů.
Konkrétní lhůty a postup se mohou lišit podle povahy případu a aktuální právní úpravy. U složitějších nebo sporných situací je vhodné postup ověřit s daňovým poradcem.
Co musí firma správně evidovat?
Aby bylo možné opravu zpětně dohledat, je důležité uchovat nejen opravný doklad, ale také podklady, které vysvětlují, proč k opravě došlo.
Podle situace může jít například o:
- původní fakturu,
- dohodu o slevě nebo změně ceny,
- dokumentaci k vrácenému zboží,
- reklamaci nebo záznam o vadném plnění,
- výpočet opravované částky,
- související komunikaci s odběratelem.
Přehledná evidence pomáhá při kontrole návaznosti mezi původním a opravným dokladem a při ověřování správnosti účetního a daňového zpracování.
Nejčastější chyby při opravách faktur
Chybí vazba na původní doklad. Z evidence není jasné, které faktury se oprava týká.
Není doložen důvod opravy. Samotný opravný doklad nemusí vysvětlovat, proč ke změně došlo.
Zaměňuje se změna ceny s opravou chyby. Tyto situace mohou vyžadovat odlišné posouzení.
Není zkontrolována DPH. Oprava může mít dopad na daňovou evidenci i navazující výkazy.
Oprava není správně zaevidována. Původní a opravný doklad musí být dohledatelné a jejich vzájemná souvislost srozumitelná.
Jak může pomoci účetní software DUNA?
Při zpracování opravných dokladů je důležité mít přehled o původních fakturách, změnách vyúčtování a jejich návaznosti na účetní evidenci.
Účetní software DUNA může podle používané varianty a příslušných agend usnadnit evidenci dokladů a práci s účetními daty. Konkrétní postup zpracování je vhodné ověřit podle používaného řešení a nastavení firmy.
Správné určení důvodu opravy, daňového režimu a příslušných lhůt však vždy vyžaduje posouzení konkrétního případu.
Kontrolní seznam před uzavřením opravy
- Je jasně určen důvod opravy?
- Je dohledatelná původní faktura?
- Je správně vypočítaná změna ceny a případně DPH?
- Obsahuje doklad potřebné náležitosti?
- Jsou uchovány související podklady?
- Je oprava správně promítnuta do účetní evidence?
- Byly posouzeny související povinnosti podle zákona o DPH?
Závěr
Opravný doklad není pouze administrativním dodatkem k původní faktuře. Může ovlivnit účetnictví, evidenci DPH i další daňové povinnosti. Proto je důležité nejprve určit důvod změny, propojit opravu s původním dokladem a správně vyhodnotit její dopady.
Důsledná evidence a průběžná kontrola pomáhají předejít chybám a usnadňují dohledání všech souvisejících informací.
« zpět na Blog