Proč se inventarizaci věnovat ještě před koncem roku?
Příprava na účetní závěrku nezačíná až v lednu. Už v posledních měsících roku je vhodné zkontrolovat důležité účetní evidence a připravit podklady, které budou potřeba při uzavírání účetních knih.
Jednou z klíčových oblastí je inventarizace. Jejím cílem je ověřit, zda skutečný stav majetku a závazků odpovídá stavu zachycenému v účetnictví. Nejde tedy pouze o přepočítání zboží ve skladu. Inventarizace se týká také dlouhodobého majetku, peněžních prostředků, pohledávek a závazků.
Pokud firma zjistí nesrovnalosti včas, má více prostoru dohledat příčinu, doplnit potřebné doklady a zajistit správné zachycení rozdílů v účetnictví.
Co všechno je potřeba inventarizovat?
Rozsah inventarizace závisí na majetku a závazcích konkrétní účetní jednotky. V praxi se nejčastěji kontrolují následující oblasti.
1. Zásoby na skladě
U zásob je důležité porovnat skutečné množství s údaji ve skladové evidenci. Kontrola se může týkat materiálu, zboží, výrobků i nedokončené výroby.
Při inventarizaci se vyplatí zaměřit například na:
- skutečné množství jednotlivých položek,
- rozdíly mezi fyzickým stavem a skladovou evidencí,
- poškozené, znehodnocené nebo dlouhodobě neprodejné zásoby,
- nesprávně zaevidované příjemky a výdejky,
- pohyby zboží, které ještě nebyly správně promítnuty do evidence.
Nestačí pouze zjistit, kolik kusů se ve skladu nachází. U položek, jejichž hodnota nebo využitelnost se změnila, je potřeba posoudit také jejich účetní zachycení a ocenění.
2. Dlouhodobý majetek
Inventarizace dlouhodobého majetku pomáhá ověřit, zda firma eviduje majetek, který skutečně vlastní nebo používá, a zda jsou údaje v evidenci aktuální.
Zaměřte se například na:
- stroje, zařízení a vybavení,
- počítače a další techniku,
- vozidla,
- majetek umístěný mimo sídlo firmy,
- nově pořízený nebo vyřazený majetek,
- majetek, který už firma nepoužívá nebo který byl poškozen.
U každé položky je vhodné ověřit její identifikaci, umístění a odpovědnou osobu. Zároveň zkontrolujte, zda byly změny během roku správně zaznamenány v evidenci majetku.
3. Pokladna a bankovní účty
U pokladny se skutečný stav hotovosti porovnává s účetní evidencí. U bankovních účtů se údaje ověřují podle příslušných bankovních výpisů a účetních záznamů.
Případné rozdíly je potřeba prověřit. Může jít například o nezaúčtovaný pohyb, chybějící doklad nebo chybu při evidenci platby.
4. Pohledávky a závazky
U pohledávek a závazků se inventarizace provádí podle charakteru položek a dostupných podkladů. Důležité je ověřit, zda evidované částky odpovídají skutečnému stavu a zda jsou správně zachyceny v účetnictví.
Pozornost si zaslouží zejména neuhrazené faktury, sporné částky, nevyjasněné platby a starší pohledávky nebo závazky, u kterých je potřeba ověřit jejich existenci a výši.
Jaký je rozdíl mezi inventurou a inventarizací?
Pojmy inventura a inventarizace spolu úzce souvisejí, ale neznamenají totéž.
Inventura je zjištění skutečného stavu majetku a závazků. U fyzicky existujícího majetku může jít například o přepočítání zásob nebo kontrolu vybavení.
Inventarizace je širší proces, při kterém se zjištěný skutečný stav porovnává s účetním stavem a posuzuje se, zda účetnictví odpovídá skutečnosti. Součástí jsou také potřebné doklady, vyhodnocení rozdílů a jejich vypořádání.
Právě toto vyhodnocení je důležité pro správnou přípravu účetní závěrky.
Co dělat, když se skutečný a účetní stav liší?
Rozdíl mezi skutečným a účetním stavem nemusí automaticky znamenat chybu nebo pochybení konkrétního zaměstnance. Nejprve je potřeba zjistit, proč vznikl.
Může jít například o:
- chybně zaúčtovaný doklad,
- nezaevidovaný příjem nebo výdej zásob,
- nesprávně zaznamenaný přesun majetku,
- poškození nebo ztrátu majetku,
- chybu v evidenci či ocenění.
Pokud se rozdíl potvrdí, je nutné jej zdokumentovat, vyhodnotit jeho příčinu a následně správně vypořádat v účetnictví. Konkrétní postup závisí na povaze rozdílu a na platných účetních předpisech.
U zásob je potřeba rozlišovat například skutečný úbytek, který může představovat manko, a přebytek, kdy je skutečný stav vyšší než stav evidovaný. Samostatně je třeba posoudit také zásoby poškozené nebo obtížně prodejné. Ty nemusí představovat množstevní rozdíl, ale mohou vyžadovat posouzení jejich ocenění.
Jak se na inventarizaci připravit?
Dobrá příprava usnadní samotnou kontrolu a sníží riziko, že se na některou oblast zapomene.
Praktický postup krok za krokem
1. Určete, co budete kontrolovat.
Sepište majetek, zásoby a další účetní položky, které je potřeba inventarizovat.
2. Připravte aktuální evidence.
Zkontrolujte, zda jsou průběžně zaevidované příjmy, výdeje, převody, nákupy a vyřazení majetku.
3. Stanovte odpovědnosti a termíny.
Určete, kdo bude kontrolu provádět, kdo připraví podklady a kdo vyhodnotí případné rozdíly.
4. Proveďte zjištění skutečného stavu.
Podle povahy položek zvolte odpovídající způsob inventury. U fyzického majetku se ověřuje jeho skutečná existence, u dalších položek se vychází z příslušných dokladů a evidencí.
5. Porovnejte výsledky s účetnictvím.
Zjištěný stav porovnejte s evidovanými údaji a označte případné nesrovnalosti.
6. Rozdíly prověřte a vypořádejte.
Ke každému zjištěnému rozdílu doložte příčinu a zajistěte odpovídající účetní zachycení.
7. Uchovejte potřebné podklady.
Inventarizační dokumentace musí umožnit doložit, co bylo kontrolováno, jaký stav byl zjištěn a jak byly případné rozdíly vyřešeny.
Na co si dát pozor u termínů?
Inventarizaci je potřeba plánovat s ohledem na účetní období, charakter majetku a zákonné požadavky. Není proto vhodné automaticky předpokládat, že všechny kontroly musí proběhnout ve stejný den nebo že lze všechny položky ověřit stejným způsobem.
Konkrétní termíny a postupy je nutné nastavit podle platných právních předpisů a podmínek účetní jednotky. U inventarizace prováděné před rozvahovým dnem je důležité správně zohlednit také pohyby majetku a závazků mezi datem zjištění stavu a rozvahovým dnem.
Jak může pomoci účetní software DUNA?
Přehledná evidence je pro inventarizaci zásadní. Pokud firma pracuje s aktuálními údaji o zásobách a majetku, může snáze připravit podklady, porovnat evidované stavy se zjištěnou skutečností a dohledat související účetní operace.
Účetní software DUNA nabízí podle používané varianty a příslušných agend nástroje pro práci s účetními daty a evidencí majetku. Při přípravě inventarizace je proto vhodné využít dostupné evidence a sestavy a ověřit, že obsahují potřebné údaje.
Software je pomocníkem při evidenci a zpracování dat, nenahrazuje však samotné zjištění skutečného stavu ani odborné vyhodnocení inventarizačních rozdílů.
Kontrolní seznam před koncem roku
Před dokončením inventarizace si ověřte:
- Jsou připravené aktuální skladové a majetkové evidence?
- Jsou zaznamenané všechny důležité pohyby zásob a majetku?
- Proběhla kontrola skutečného stavu podle stanoveného postupu?
- Byly porovnány skutečné a účetní stavy?
- Jsou vysvětlené a zdokumentované zjištěné rozdíly?
- Byly rozdíly správně vypořádány v účetnictví?
- Jsou inventarizační podklady uložené a dohledatelné?
Závěr
Inventarizace není jen povinným krokem na konci roku. Pomáhá firmě ověřit správnost účetní evidence, odhalit nesrovnalosti a připravit spolehlivé podklady pro účetní závěrku.
Pokud se na ni firma připraví s předstihem, může kontrolu rozložit do jednotlivých kroků a dát si dostatek času na vyřešení případných rozdílů.
Na téma navazuje také náš článek Roční účetní závěrka začíná už na podzim. Na co se připravit včas?, který shrnuje další oblasti důležité pro uzavření účetního období.
« zpět na Blog