Roční účetní závěrka začíná už na podzim. Na co se připravit včas?

Dobře připravená účetní závěrka poskytuje nejen důležité informace o hospodaření firmy, ale také podklad pro plánování a rozhodování v dalším období. Na co se tedy zaměřit a co je vhodné zkontrolovat ještě před koncem roku?

1. Proč začít s přípravou účetní závěrky už na podzim?

Konec účetního období bývá pro firmy i účetní oddělení náročný. Je potřeba zpracovat poslední doklady, zkontrolovat účetní záznamy, vypořádat pohledávky a závazky a připravit podklady pro uzavření účetních knih.

Pokud se všechny úkoly odloží až na leden, může vzniknout zbytečný časový tlak. Některé nesrovnalosti navíc vyžadují dohledání dokumentů, komunikaci s dodavateli nebo zákazníky a další administrativu.

Příprava s předstihem umožňuje:

• odhalit případné chyby v účetnictví,

• doplnit chybějící doklady,

• zkontrolovat stav pohledávek a závazků,

• připravit podklady pro inventarizaci,

• rozložit práci do více týdnů,

• snížit riziko komplikací při samotném uzavírání účetního období.

Podzim je vhodným obdobím pro kontrolu toho, zda jsou účetní data průběžně zpracovávaná a zda má firma k dispozici všechny potřebné podklady.

2. Zkontrolujte účetní doklady

Jedním ze základních kroků přípravy je kontrola účetních dokladů. Je důležité ověřit, zda byly do účetnictví zaúčtovány všechny relevantní doklady a zda jsou správně přiřazeny k příslušnému období.

Pozornost si zaslouží zejména:

• přijaté a vydané faktury,

• pokladní doklady,

• bankovní výpisy,

• interní účetní doklady,

• doklady související s majetkem,

• cestovní náhrady a další provozní výdaje.

Chybějící nebo nesprávně zaúčtované doklady mohou ovlivnit výsledky hospodaření i návazné účetní výkazy. Průběžná kontrola proto usnadňuje nejen samotnou závěrku, ale také běžné finanční řízení firmy.

3. Zaměřte se na pohledávky a závazky

Pohledávky a závazky patří mezi oblasti, které je vhodné před koncem roku důkladně prověřit.

U pohledávek je důležité sledovat například:

• které faktury ještě nebyly uhrazeny,

• jak dlouho jsou po splatnosti,

• zda je potřeba kontaktovat odběratele,

• zda některé pohledávky vyžadují další řešení.

U závazků je vhodné ověřit, zda byly všechny přijaté faktury zaevidovány a zda odpovídají skutečným závazkům firmy.

Přehled o pohledávkách a závazcích pomáhá firmě lépe řídit cash flow a včas reagovat na případné problémy s úhradami.

4. Nezapomeňte na inventarizaci

Inventarizace slouží k ověření skutečného stavu majetku a závazků a jeho porovnání se stavem zachyceným v účetnictví. Její rozsah a konkrétní postup se řídí příslušnými účetními předpisy a vnitřními pravidly účetní jednotky.

V praxi může jít například o kontrolu:

• zásob,

• dlouhodobého majetku,

• pokladní hotovosti,

• bankovních účtů,

• pohledávek,

• závazků.

Při inventarizaci se mohou objevit rozdíly mezi skutečným stavem a účetní evidencí. Čím dříve se tyto rozdíly odhalí, tím více času je na jejich prověření a případné opravy.

5. Prověřte dlouhodobý majetek a odpisy

Další oblastí, které je vhodné věnovat pozornost, je dlouhodobý majetek. Před účetní závěrkou se vyplatí zkontrolovat, zda evidence odpovídá skutečnému stavu a zda byly správně zaúčtovány související operace.

Kontrola se může týkat například:

• nově pořízeného majetku,

• vyřazeného nebo prodaného majetku,

• zařazení majetku do užívání,

• účetních a daňových odpisů,

• případných technických zhodnocení.

Správná evidence majetku je důležitá pro přesné zachycení hospodaření firmy a pro přípravu účetních výkazů.

6. Zkontrolujte časové rozlišení a další účetní operace

Při uzavírání účetního období je potřeba věnovat pozornost také operacím, které souvisejí s věcným a časovým přiřazením nákladů a výnosů.

Může jít například o:

• náklady a výnosy vztahující se k jinému období,

• nevyúčtované služby,

• dohadné položky,

• rezervy,

• další účetní operace podle charakteru firmy.

Cílem je, aby účetnictví co nejvěrněji zachycovalo hospodářskou situaci za příslušné účetní období. Konkrétní postup je vždy potřeba posuzovat podle platných předpisů a situace dané účetní jednotky.

7. Využijte účetní software pro průběžnou kontrolu

Moderní účetní software může přípravu účetní závěrky výrazně usnadnit. Nejde pouze o evidenci dokladů, ale také o propojení jednotlivých agend, vyhledávání informací a získání přehledu o hospodaření firmy.

Účetní software DUNA může pomoci například s:

• evidencí a zpracováním účetních dokladů,

• přehledem pohledávek a závazků,

• evidencí majetku,

• kontrolou účetních dat,

• návazností jednotlivých agend,

• přípravou podkladů pro účetní výstupy.

Díky propojení relevantních údajů není nutné informace pracně vyhledávat v několika oddělených evidencích. Uživatelé tak mohou získat lepší přehled o tom, co je potřeba před koncem účetního období prověřit.

Samotný účetní software však nenahrazuje odbornou kontrolu účetních dat ani odpovědnost účetní jednotky za správnost účetnictví.

8. Věnujte pozornost účetním výkazům

Účetní závěrka poskytuje informace o finanční situaci a hospodaření firmy. Před jejím dokončením je proto důležité zkontrolovat, zda účetní data odpovídají skutečnosti a zda na sebe jednotlivé výstupy správně navazují.

Podle typu účetní jednotky a jejích povinností se může jednat například o:

• rozvahu,

• výkaz zisku a ztráty,

• přílohu k účetní závěrce,

• další požadované výkazy a podklady.

Průběžné sledování výsledků může zároveň pomoci odhalit neobvyklé výkyvy nebo nesrovnalosti, které by bylo vhodné prověřit ještě před uzavřením účetních knih.

9. Připravte si kontrolní seznam

Aby příprava účetní závěrky probíhala systematicky, může být užitečné vytvořit si vlastní kontrolní seznam. Ten lze přizpůsobit velikosti firmy, oboru podnikání i způsobu vedení účetnictví.

Kontrolní seznam před účetní závěrkou

• ☐ Zkontrolovat zaúčtování všech dostupných dokladů.

  ☐ Prověřit bankovní účty a pokladnu.

  ☐ Zkontrolovat pohledávky po splatnosti.

  ☐ Prověřit evidenci závazků.

  ☐ Připravit podklady pro inventarizaci.

  ☐ Zkontrolovat evidenci dlouhodobého majetku.

  ☐ Prověřit odpisy a pohyby majetku.

  ☐ Zkontrolovat časové rozlišení a další potřebné účetní operace.

  ☐ Prověřit návaznost účetních evidencí.

  ☐ Připravit podklady pro účetní výkazy.

  ☐ Dohodnout si termíny a odpovědnosti za jednotlivé úkoly.

Kontrolní seznam pomáhá rozdělit přípravu na menší kroky a snáze sledovat, co už bylo vyřešeno a co ještě zbývá dokončit.

10. Kdy začít a kdo by měl přípravu koordinovat?

Ideální termín zahájení přípravy závisí na velikosti firmy, množství účetních dokladů a složitosti jednotlivých agend. Zatímco u menší firmy může být příprava jednodušší, větší společnosti potřebují více času na koordinaci účetního oddělení, ekonomického úseku a dalších pracovníků.

Důležité je především:

• určit odpovědné osoby,

• stanovit hlavní termíny,

• včas komunikovat chybějící podklady,

• průběžně kontrolovat stav jednotlivých úkolů,

• ponechat dostatek času na opravy a odbornou kontrolu.

Pokud firma spolupracuje s externí účetní nebo účetní kanceláří, je vhodné domluvit si postup a termíny s předstihem.

Závěr: Účetní závěrka nemusí být stresující

Roční účetní závěrka představuje důležitou součást účetního a finančního řízení firmy. Přestože její finální zpracování přichází až po skončení účetního období, příprava může začít už na podzim.

Kontrola dokladů, pohledávek, závazků, majetku a dalších účetních údajů pomáhá odhalit případné nesrovnalosti včas. Propojený účetní software navíc usnadňuje práci s daty a poskytuje lepší přehled o hospodaření firmy.

Čím dříve se na přípravu účetní závěrky zaměříte, tím lépe můžete rozložit jednotlivé úkoly a předejít zbytečnému časovému tlaku.

Účetní software DUNA může být součástí tohoto procesu a pomoci vám s evidencí, kontrolou a zpracováním účetních dat. Odbornou kontrolu a konkrétní postup při uzavírání účetního období je však vždy potřeba přizpůsobit situaci vaší firmy a platným účetním předpisům.