Zavedení obávaného GDPR se dotkne také personalistiky a účetního sektoru, především mzdové agendy. Jaké osobní údaje v rámci účetnictví smí firma zpracovávat? A za jakých podmínek?
Předpokladem využívání osobních údajů v účetnictví a mzdové agendě v souladu s GDPR je zpracovávání pouze těch osobních údajů, které jsou adekvátní. Jedná se především o data v rámci činnosti související s odvodem daní a pojistného, a také prokazování nároků zaměstnanců na daňové slevy. Doposud běžnou praxí bylo pořizování kopií dokladů a nejrůznějších potvrzení. Tyto praktiky budou se zavedením GDPR výrazně omezeny.
Pro prokázání daňového zvýhodnění, slevy na dani nebo nezdanitelných částí základu daně může zaměstnavatel vyžadovat doklady, které jsou uvedeny v § 38l zákona o daních z příjmů. Jedná se především o potvrzení dětí o studiu, přiznání statusu ZTP/P, potvrzení zaměstnavatele manžela o neuplatnění daňové slevy a další. Na tyto doklady se zároveň vztahuje úprava archivace, která má oporu v zákoně. „Budou-li na dokladech osobní informace, které nejsou nezbytně nutné k doložení, lze je při pořízení fotokopie zakrýt,“ radí Lukáš Heřtus z Generálního finančního ředitelství.
Doklady, které v zákoně nejsou stanoveny, by zaměstnavatel neměl požadovat. Nemá pro ně oporu v zákoně. Jedná se především o slevu na manželku, kterou poplatník deklaruje v tiskopisu prohlášení poplatníka. Zaměstnanec například nemusí zaměstnavateli dokládat příjmy manželky, které při nárokování slevy nesmí ročně překročit 68 000 Kč.
Pokud užíváte účetní a mzdový software DUNA, nemusíte se GDPR obávat. Software z produkce společnosti TILL CONSULT a.s. je plně v souladu s nařízením GDPR.
Jedním z příkladů, kdy by se zaměstnavatel měl mít na pozoru, je pořizování kopií rodných a oddacích listů. Tyto doklady totiž obsahují i další osobní údaje, které nejsou pro zaměstnavatele potřebné. Těmi jsou především informace o třetích osobách. Například v rodném listu jsou to obě jména rodičů včetně dalších údajů. Pro nárokování daňového zvýhodnění na nezletilé dítě zákon ukládá prokázání, nikoliv doložení totožnosti dítěte. Pojem prokázání v terminologii znamená pouze předložení dokladu pro potřebu ověření ze strany zaměstnavatele.
Pořízení kopie rodných a oddacích listů by mohlo být v rozporu s GDPR. Vhodné je proto provést zápis, ve kterém bude uvedeno, že prokázání podmínek pro uplatnění daňového zvýhodnění provedl konkrétní zaměstnanec, v určitý den a podle předloženého dokladu.
« zpět na přehled novinek
