Současné požadavky na zpracování účetnictví, podávání kontrolního hlášení DPH či mzdová agenda přenášejí na podnikatele velký tlak a především zodpovědnost. Vedením účetnictví podnikatelé tráví spoustu času, který by mohli věnovat svým zakázkám, inovacím svých služeb a vývoji produktů. A právě více volného času pomohou získat externí účetní firmy. Poradíme, jak správnou účetní firmu vybrat a přitom se nenapálit.
Již dávno jsou pryč doby, kdy si každý živnostník vedl účetnictví sám. Neustále se měnící legislativa vyžaduje stálé sledování účetní problematiky, vzdělávání a držení kroku s dobou. V kombinaci se sháněním zakázek a výkonu práce je to pro živnostníky věc takřka nemožná.
Na výběr se proto nabízí dvě možnosti. Přijmout vlastní účetní nebo veškerou účetní agendu svěřit externí firmě. Pro srovnání uvádíme několik základních faktorů.
V neprospěch náboru vlastního zaměstnance se staví hned několik aspektů.
Finance - Ačkoliv se to na první pohled nemusí zdát, zaměstnat vlastní účetní je nákladnou záležitostí. Kromě mzdy je nutné počítat s odvody sociálního a zdravotního pojištění, příspěvky na stravování a dalšími benefity.
Zkušenosti - Najít na současném trhu práce zkušenou účetní může dát poměrně zabrat. Nejenže po kvalitních účetních je velká poptávka, ale s rostoucí kvalifikací vstoupá také jejich mzda. Zvolit lze méně nákladného absolventa, který ale není zcela znalý praxe, a do jeho vzdělání se musí investovat
Pracovní prostředí - Vlastnímu zaměstnanci je nutné poskytnout adekvátní pracovní prostředí, zajistit vybavení, účetní software s licencí a další nutné potřeby pro výkon práce. Od zaměstnavatele se zároveň očekává, že účetnímu poskytne další profesní vzdělávání a školení týkající se častých legislativních úprav.
Zastupitelnost - I účetní je jen člověk a ne stroj. V případě dlouhodobé nemoci nebo mateřské dovolené je nutné zajistiv adekvátní zástup.
Na rozdíl od klasických zaměstnanců nabízí účetní firmy pro podnikatele mnoho výhod.
Nízké náklady - Dobře fungující outsourcing je zpravidla vždy méně nákladný než vlastní zaměstnanec. Klient platí pouze za skutečně odvedenou práci a nestará se o výdaje na školení, pracovní prostředí či pořízení účetního softwaru.
Specialisté ve svém oboru - Výhodou účetních firem je, že se výhradně specializují na svůj obor. Zpracování daňové evidence, vedení účetnictví, pracovní výkazy, kontrolní hlášení k dani z příjmů, účetní závěrky, odvody DPH, zpracování mezd a další činnosti nejsou pro profesionály problémem.
Udržují si znalosti - Odborná účetní firma vždy udržuje znalosti svých specialistů na nejvyšší úrovni. Pravidelně se účastní odborných školení a seminářů a dopodrobna ovládají platnou legislativu. Zároveň disponují zkušenostmi ze zpracování náročných projektů.
Zastupitelnost - Externí účetní firmy jsou stavěny na zastupitelnosti nemocných kolegů. Aktuální agendu proto po krátkém seznámení může převzít jiný účetní.
Z krátkého srovnání vyplývá, že účetní firmy jsou vhodné pro živnostníky a malé i střední podnikatele. Naopak velkým korporacím se mnohdy vyplatí vlastní účetní oddělení. Ale ani zde toto nemusí být pravidlem.
Kvalitní účetní firma musí mít proaktivní přístup. Má se zajímat o svého klienta a vyžadovat nové doklady, kontrolovat seznam majetku, výši závazků a pohledávek a veškeré nesrovnalosti ihned řešit. Pokud externí účetní společnost dlouho nekomunikuje, zpracovává přehledy mezd a další náležitosti se zpožděním, pak je zde něco špatně. Poctivá důslednost je totiž polovinou úspěchu.
Důležité jsou také samotné reference. Nemá-li vybraná účetní firma žádné reference, na které byste se mohli obrátit a ověřit kvalitu služeb, pak opět zde není něco v pořádku.
Před konečnou volbou dodavatele účetních služeb se zajímejte, v jakých účetních programech společnost pracuje. Respektive zda účetní software dovede zpracovat vaše elektronické výkazy, dokáže pracovat se skladovými zásobami a dalšími daty, které budete externímu účetnímu předávat. Na tomto místě samozřejmě jednoznačně stojíme za našim ekonomickým software DUNA.
Dříve než se pustíte k oslovení externí účetní firmy, ujasněte si, co od outsourcingu očekáváte. Zda požadujete vést daňovou evidenci, klasické účetnictví, zpracování DPH a kontrolního hlášení, nebo zhotovení sociálních a zdravotních odvodů, evidenci majetku, přiznání k dani z příjmů a další činnosti.
Předem se domluvte také na ceně. Především se zajímejte, zda služby budou účtovány paušálně nebo za každou zaúčtovanou položku a provedený úkon. Zároveň si stanovte termíny pro předávání účetních dokladů a dat a také termíny vyhotovení požadovaných přehledů.
Veškeré podmínky spolupráce se nebojte ošetřit smluvně. Zde si například můžete stanovit klauzuli o zachování mlčenlivosti. Právě citlivé účetní údaje totiž mohou být pro konkurenci žádaným zbožím.
« zpět na přehled novinek
