Ať už jste drobným podnikatelem, nebo budujete velkou společnost, neobejdete se bez přehledného a precizního vedení daňové evidence nebo podvojného účetnictví. Naštěstí moderní doba přináší možnosti zjednodušení napříč všemi obory, a tak namísto ručního vypisování údajů dnes můžete pohodlně využívat některý z plejády účetních programů, které práci usnadní i urychlí. Výběr účetního programu ovšem rozhodně nepodceňujte a vždy dobře prověřujte, zda program splňuje všechna vaše očekávání. V opačném případě totiž dříve nebo později zatoužíte přejít na jiný, což není nijak příjemná záležitost.
Dříve než začnete pátrat mezi jednotlivými programy, zamyslete se nad vlastními požadavky a představami. Zejména v začátcích podnikání možná nebude vaše představa zcela jasná. I to málo, co si ale vytyčíte, bude velice užitečné, neboť právě tyto požadavky by měly být těmi, ze kterých neustoupíte. Zamyslete se například nad tím, nakolik jste zdatní v práci na počítači, a tedy jak jednoduchý by měl účetní program být. Také promyslete, zda bude účetní program používat více lidí, případně jestli budete chtít různým lidem propůjčit různá práva, nebo jestli byste dokonce rádi účetní program využívali online. Za druhé pak vycházejte především z daných faktů týkajících se vašeho podnikání. Potřebujete vedení podvojného účetnictví, nebo vám stačí daňová evidence? Jste drobný živnostník, nebo velká firma? Kolik má vaše účetní jednotka zaměstnanců? Jak velké množství účetních dokladů vaše firma generuje? Jste plátcem DPH? Máte více firem? Toto vše by mělo váš výběr ovlivnit a do značné míry i rozhodnout. Právě v těchto parametrech jsou totiž obvykle nabídky jednotlivých účetních programů nebo jejich verzí více či méně omezeny.
Účetní software budete s největší pravděpodobností vyhledávat online. Neomezujte se ale pouze na klíčové slovní spojení „účetní program“. Účetní programy se často skrývají za důmyslnými názvy jako je ekonomický systém, účetní software nebo ekonomický software. Vyhledávání pak směřujte ke konkrétním požadavkům a nezapomeňte si projít diskuzní fóra s hodnoceními produktu uživateli. Druhou variantou může být hledání vhodného software přes kontakty a známé. V tomto případě je ideální konzultovat výběr s někým, kdo má podnikání podobné formy a rozsahu. Poslední variantou je pak výběr pomocí odborného poradce či odborné prodejny. V tomto případě se ohlížejte po prodejcích s co nejpestřejší nabídkou produktů různých firem. Od věci není ani kombinace všech tří variant, kdy si z každého zdroje vyberete nejlepší nabízenou možnost a tyto tři pak společně srovnáte navzájem i ve vztahu k tomu, co jste na začátku od účetního programu požadovali. Vždy se přitom hodí zmíněné internetové diskuze, hodnocení a reference vybraného programu. Spokojení uživatelé často do diskuzí nepřispívají, série negativních příspěvků vám ale může přinejmenším ukázat varovný vztyčený prst.
Pro velké množství účetních programů je typická možnost volby z několika variant, které se liší rozsahem možností programu. Neznamená to přitom, že by vám základní a levnější varianta nemohla dobře posloužit – naopak, jako drobný podnikatel nepotřebujete a jistě ani nechcete řešit formality určené velkým firmám, a tudíž je pro vás základní varianta ideální. Vždy proto myslete především na to, co je vhodné pro vás, co potřebujete a chcete právě vy.
Při výběru vhodné varianty je především potřeba zohledňovat to, zda je určena pro vámi požadovanou velikost i právní formu firmy, stejně jako i fakt, zda je program schopen vést podvojné účetnictví, nebo jen daňovou evidenci. Chtít více než potřebujete je v tomto případě zbytečné, neboť přemíra funkcí a možností vás spíše zpomalí a bude působit rušivě, nemluvě o bezdůvodném navyšování pořizovací ceny.
Možnost volit u více variant jednoho produktu ale oceníte ve chvíli, kdy se vaše situace v podnikání změní a vy budete chtít přejít na jinou variantu s co nejmenšími komplikacemi ohledně přenosu dat nebo zvykání si na jiný systém.
Řada účetních programů dnes nabízí možnost vyzkoušení například na 30 nebo 14 dní, což je rozhodně nabídka, kterou byste neměli odmítat. Často již po několika málo minutách zjistíte, zda jste s účetním programem společnou řeč našli, nebo ne. Nestyďte se přitom vyzkoušet další programy i ve chvíli, kdy jste již našli nějaký, který je vyhovující. Cílem je najít ten nejlepší možný, a to ideálně hned na začátku. Určitě proto nic neuspěchejte. Vyvarujete se tak nepříjemným měsícům stráveným s nevyhovujícím programem a následnému složitému přechodu. Vzhledem k široké nabídce trhu je možné, že zejména při menších nárocích na trhu najdete hned několik programů, které splňují vaše požadavky. Pak by mělo tedy rozhodnout právě to, který vám bude uživatelsky nejpříjemnější. Při testování zkoušejte všechny možné funkce programu a procházejte celou jeho nabídku. Důležité je, abyste se byli schopni v programu orientovat a našli v něm snadno vše potřebné.
Důležitým požadavkem na účetní program by měla být jeho aktuálnost s ohledem na legislativu a také možnost, způsob a cena pravidelné aktualizace do budoucna. Dlouhodobě efektivní bude váš účetní program pouze tehdy, pokud bude dodavatel softwaru pravidelně, automaticky a ideálně jednoduchým způsobem program aktualizovat tak, aby splňoval požadované normy. V případě potřeby by měla být samozřejmostí i rychlá reakce na změny v zákoně. Nestyďte se přitom ptát i na cenu těchto aktualizací. Nejspíš budete překvapeni, jak velké rozdíly v nabídce výrobců programů objevíte.
S ohledem na budoucnost také zjišťujte, jaká je technická podpora ze strany dodavatele či výrobce účetního programu. Jak často je výrobce k dispozici pro případné dotazy? Lze s ním komunikovat e-mailem? Telefonicky? Nakolik je ochotný řešit vaše problémy a otázky? Klidně si to vyzkoušejte nezávazně ještě před koupí programu. Pouze pozitivní reakce vám dá jistotu, že v případě nouze a potřeby budete mít na koho se spolehnout.
Multifunkčnost je fenoménem dnešní doby, a ani účetní program nemusí být vždy jen účetním programem. Pokročilejší účetní program nabízí například větším firmám kromě vedení účetnictví také mzdovou evidenci, evidenci skladových zásob nebo třeba automatické zpracování bankovních příkazů. Něco navíc se ale najde i pro nejmenší živnostníky, kteří ocení třeba diář spojený s účetním programem, adresář nebo možnost vytváření faktur. Pro firmy i drobné živnostníky spolupracující se zahraničními firmami jsou na trhu také programy umožňující cizojazyčný tisk faktur dle mezinárodních zvyklostí.
Na omezenou dobu nebo pro omezený počet účetních položek nabízí většina výrobců účetních programů možnost využívání zdarma. To je však jen dočasné řešení vhodné pro období testování produktu. Pokud se již pro některý z programů rozhodnete, počítejte s částkou v řádech tisíců korun. Pro živnostníky s méně náročnými požadavky jsou na trhu k dispozici účetní programy od ceny okolo dvou tisíc korun. Obecně jsou programy pro vedení daňové evidence levnější, pro podvojné účetnictví dražší. Za komplexní ekonomický software dáte pak bez problému i dvacet tisíc korun a více.
Při výběru účetního programu si možná z počátku nebudete úplně jisti ohledně toho, co od něj očekáváte a požadujete. Buďte ale nekompromisní v tom, co je bez debat nežádoucí. Například pokud již během testování účetního programu narazíte na nějaké technické obtíže nebo výpadky, hledejte jinde. Pokud výrobce možnost vyzkoušení vůbec nenabízí, opět je to varovný signál. Stejně tak je to i s komunikací s výrobcem účetního programu. Pokud s vámi není ochoten komunikovat ještě před koupí, kdy má přinejmenším motivaci potenciálního zisku, jak myslíte, že k vám bude přistupovat ve chvíli, kdy na vás již nevydělá?
Nemalou pozornost si pak zaslouží i negativní hodnocení na internetu. Zde je ale potřeba brát v potaz pouze konkrétní a opodstatněné výtky, respektive argumenty, které jsou podstatné pro vás. Ne každý totiž ke spokojenosti potřebuje veselý design nebo nonstop technickou podporu. Žádné ohlasy v internetových diskuzích nemusí nutně znamenat nic zlého, neboť spokojení klienti ne vždy potřebují svou spokojenost prezentovat. Je ale potřeba zpozornět ve chvíli, kdy je firma nováčkem na trhu a nemá žádnou tradici. Pak prověřujte raději dvakrát.
Při samotné koupi produktu pak pozorně čtěte smlouvu, která bývá nedílnou součástí pořízení pokročilejších účetních programů. Zde by měla být například jasně definována odpovědnost za chyby programu na straně dodavatele, stejně jako i postup jejich odstranění na jeho náklady. Samozřejmostí je uvedení kupní ceny, specifikace služeb nebo také vymezení doby, po kterou výrobce zajišťuje bezplatnou aktualizaci programu.
« zpět na přehled novinek
